Tag

, , , , , , , , , ,


“Oh noooo! Sudah pertengahan Juni, padahal batas waktu penyerahan dokumen “kelayakan” kelulusan program Doktor tahun ini adalah tanggal 18 Juni. Apalagi jurnal belum juga ada yang terbit, padahal persyaratannya harus terbit minimal dua jurnal internasional. Terus, disertasi juga belum nge-draft lagi! Ampuuuun, bisa ga yaah saya ikut wisuda doktor tahun iniiii?”

Tenang, ilustrasi di atas cuma fiksi kok. Mudah-mudahan tidak menimpa salah seorang diantara mahasiswa Doktor dimanapun tempat studinya, aamiin.

Nah, supaya tidak mengalami kejadian seperti di atas, ada baiknya bagi calon doctor/Ph.D, mengetahui apa saja dan bagaimana persiapan kelulusan doctor itu sebenarnya. Tulisan ini insyaAllah ditujukan untuk memberikan gambaran bagaimana mempersiapkan kelulusan program Doktor di Ehime University Jepang, khususnya di The United Graduate School of Agricultural Sciences (UGAS-EU). Meski secara detail bisa saja berbeda dengan fakultas atau universitas yang lain, namun secara umum persiapannya bisa jadi hampir mirip. Berikut beberapa persiapan yang mungkin bisa dipertimbangkan:

1. Ketahui deadline-deadline waktu kelulusan

Untuk di UGAS-EU periode September, secara detail deadline waktu kelulusan ditampilkan pada Gambar 1.

Gambar 1. Deadline waktu kelulusan di UGAS-EU periode Oktober.

Gambar 1. Deadline waktu kelulusan di UGAS-EU periode September.

Secara umum, wisuda akan berlangsung sekitar tanggal 22 September. Satu bulan sebelum itu, yakni sekitar tanggal 2 Agustus, calon doctor harus melaksanakan presentasi disertasi. Untuk periode September, presentasi biasanya dilakukan secara bergilir di Kochi University atau Kagawa University. Sedangkan untuk periode Maret, dilakukan hanya di Ehime University. Tahun 2014 periode September, presentasi disertasi akan dilakukan di Kagawa University.

Persyaratan untuk mengikuti presentasi disertasi, diserahkan ke representative committee paling lambat tanggal 2 Juli, sedangkan persyaratan “kelayakannya” diserahkan paling lambat tanggal 18 Juni. Uniknya, sebagai salah satu persyaratan mengikuti presentasi disertasi di UGAS-EU, setiap calon doctor diharuskan telah melakukan “interim presentation” maksimal 6 bulan sebelum presentasi disertasi. Artinya, sejak bulan November tahun kemarin hingga Februari tahun ini calon doctor harus sudah mendaftarkan diri untuk melakukan interim presentation. Sebab, jika itu tidak dilakukan diwaktu yang telah disediakan tersebut, berarti yang bersangkutan tidak bisa mengikuti presentasi disertasi pada bulan Agustus, yang berarti kelulusannya tertunda. Demikian seterusnya.

Jadi, kunci masuk yang pertama untuk mengikuti kelulusan agar tepat waktu adalah menyiapkan data dan bahan presentasi interim pada saat sudah memasuki tahun kedua akhir program Doctor (sekitar bulan November – Februari).

2. Ketahui persyaratan kelulusan

Biasanya, setiap calon doctor yang baru masuk dan bergabung di Lab akan diberikan informasi oleh Professornya terkait persyaratan yang harus dipenuhi untuk kelulusannya. Persyaratan disetiap Lab dan Professor bisa saja berbeda-beda. Ada yang meminta untuk publikasi minimal dua jurnal international berimpact factor minimal 3 misalnya, ada juga yang sekedar 1 jurnal international peer review, bahkan bisa jadi tidak perlu persyaratan untuk publish asalkan mengikuti international conference, dan sebagainya. Point pentingnya adalah tanyakan persyaratan ini kepada Supervisor anda.

Nah, untuk di UGAS-EU, persyaratan kelulusannya telah dibuat seragam di tiga universitas, Ehime, Kochi, dan Kagawa. Misalnya, 1) setiap calon doctor harus sudah memenuhi 12 kredit kuliah, 2) setiap calon doctor harus mempublikasi minimal 2 jurnal international peer review, 3) atau bisa saja hanya 1 jurnal international peer review, ditambah 1 international proceeding. Akan tetapi untuk yang point nomor 3 ini, tergantung dari setiap representative committee di Departement-nya. Jadi, untuk memenuhi kaedah kenyamanan dan kepastian, sebaiknya setiap calon doctor harus sudah memenuhi kuliah 12 kredit dan publish 2 jurnal international peer review.

3. Ketahui posisi Anda

Pengalaman pribadi saya mengungkapkan bahwa mengetahui posisi dimana kita berada dan masuk diprogram mana, sangat membantu psikologi kita untuk mempersiapan kelulusan. Misalnya, untuk program Doktor yang lanjut dari Master (program 5 tahun), maka secara persiapan tentu memiliki lebih banyak waktu daripada program Doktor (yang hanya 3 tahun).

Jika kita melihat kembali Gambar 1, maka dapat dipastikan, untuk program Doktor 3 tahun, akan menjadi jauh lebih berat memenuhi persyaratan tersebut daripada yang program 5 tahun. Karena waktu yang tersedia untuk mencari data eksperimen hanya sekitar 1-2 tahun. Sementara, disela-sela waktu tersebut, calon doctor juga sudah harus melakukan proses submission paper-nya ke jurnal-jurnal international untuk melengkapi persyaratan kelulusannya. Ini tentu jauh lebih berat daripada mereka yang mengikuti program Doktor yang lanjut dari Master (5 tahun). Karena secara umum (tidak semuanya), data-data saat Master, bisa digunakan untuk publikasi Doktor dan dapat diajukan sebagai kelengkapan kelulusan asal dipublikasi pada rentang studi program doktornya yang 3 tahun (meskipun datanya diambil saat program Master). Sehingga pada tahun pertama Doktor, dia sudah bisa melakukan proses submission. Oleh karenanya, bagi calon doctor program 3 tahun, harus lebih bekerja keras mengumpulkan data ditahun pertama. Agar tulisan dan publikasi dapat dilakukan secepatnya misalnya pada awal tahun kedua.

4. Ketahui spesifikasi jurnal-jurnal yang akan Anda publish

Mengetahui spesifikasi jurnal tempat kita mempublish paper, juga penting. Karena kalau salah, bisa jadi jurnal tempat kita publikasi tidak masuk dalam kualifikasi yang dipersyaratkan oleh Fakultas. Oleh karenanya, yang pertama, kita harus mengecek secara detail apakah jurnal tersebut adalah jurnal peer review atau tidak, sebab beberapa fakultas mensyaratkan hal ini. Jika mau aman, usahakan submit paper Anda ke jurnal-jurnal yang memang sudah diakui secara international, misalnya di Elsevier, Springer, Wiley, ACS, dsb. Kedua, lihatlah aritkel info di jurnal tersebut. Biasanya ada di kiri atas atau tempat-tempat tertentu. Info ini dibutuhkan untuk mengetahui berapa lama biasanya waktu yang diperlukan oleh setiap paper untuk bisa publish atau minimal diaccepted sejak pertama kali submission. Kebanyakan, untuk proses publikasi sejak pertama kali submission memakan waktu 4 – 12 bulan, tergantung jurnalnya. Dengan mengetahui rentang waktu yang dibutuhkan oleh setiap jurnal, kita dapat memilih jurnal-jurnal tersebut sesuai kebutuhan kita. Kalau kita membutuhkan waktu publikasi yang cepat, maka carilah jurnal-jurnal yang cepat prosesnya, demikian seterusnya. Berikut adalah contoh artikel info di salah satu jurnal di Elsevier.

Article info

Di paper tersebut, proses submission pertama kali dilakukan tanggal 9 Januari 2013 dan setelah melului proses review yang panjang, baru diaccepted pada 12 September 2013, selanjutnya terbit secara online pada 5 Oktober 2013. Ini berarti, waktu yang diperlukan untuk publish di jurnal tersebut sejak proses submission pertama kali adalah sekitar 9 Bulan. Ini tentu bukan waktu yang sebentar. Sehingga kalau butuh waktu cepat, tentu tidak pas kita publikasi dipaper ini, misalnya.

Nah, kembali ke deadline (Gambar 1) lagi. Jika melihat deadline di atas, dimana dokumen kelayakan sudah harus diserahkan pada tanggal 18 Juni ini, maka untuk lebih aman, setiap calon doktor minimal sudah memiliki dua jurnal yang publish pada akhir tahun kedua (Sekitar bulan September atau satu tahun sebelum wisuda). Kalau dalam proses publikasi saja memakan waktu sekitar minimal 9 bulan maka sebaiknya setiap calon doctor harus sudah memulai proses submission sekitar bulan November atau awal tahun kedua diprogram yang berjalan. Ini berarti pengambilan data di tahun-tahun awal program doctor menjadi sangat berarti dan harus efektif. Apalagi, proses menulis paper juga dipastikan memakan waktu yang cukup lama, misalnya sekitar 2-4 bulan.

Penutup

Itulah sebagian pengalaman yang dapat dibagikan untuk semua calon doctor terutama yang kuliah di UGAS-EU. Disamping beberapa hal tadi, kita juga dituntut untuk bisa berbagi waktu dengan segala aktivitas kita diluar kampus, misalnya program dakwah pengajian di MICC (Matsuyama Islamic Culture Center), aktivitas di PPI (Persatuan Pelajar Indonesia-Jepang), keluarga, dan sebagainya. Mudah-mudahan kita semua dapat membagi waktu-waktu tersebut menjadi waktu-waktu yang efektif. Aamiin.

Pelajaran

Sebagai ibroh dan pelajaran, memang tidak mudah mempersiapkan kelulusan doctor. Bahkan kalau boleh dibilang, sangat sulit. Kesulitan terbesar adalah pada saat kita dituntut untuk mempublikasikan paper sebagai salah satu persyaratan kelulusan. Selama proses submission dan review, proses ikhtiar kita sudah pada puncaknya, karena diterima atau tidaknya paper kita tidak lagi ada di dalam lingkaran yang kita kuasai, tapi ada pada pilihan orang lain (Editor dan Reviewer). Akan tetapi ikhtiar kita saat membuat paper tersebut agar menjadi layak diterima oleh mereka tentu memiliki peran yang cukup besar pula dan menentukan diterima atau tidaknya. Saat itulah do`a dan pengharapan kepada Allah SWT, Zat yang Maha Kuasa atas segala sesuatu selayaknya lebih banyak dipanjatkan.

Pelajaran lainnya

Saya terkadang berpikir. Untuk proses kelulusan doctor ini saja, kita dituntut untuk mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Semua deadline, persyaratan dan strategi harus benar-benar diketahui dan dipersiapkan. Maka, saat kita mau berpikir yang lebih besar lagi dan menyeluruh, misalnya untuk proses “kelulusan hidup” menjadi manusia yang bertakwa, tentu kita juga dituntut untuk mempersiapkan diri ini dengan sebaik-baiknya. Apalagi, meski persyaratannya sudah jelas dan itu harus dipenuhi (ada di dalam Al-Qur’an dan Sunnah) terkadang kita masih lalai mempersiapkannya. Celakanya, ternyata “deadline” mengumpulkan persyaratannya juga tersembunyi. Kematian sewaktu-waktu bisa saja menjemput kita untuk meminta semua kelengkapan persyaratan yang sudah kita persiapkan tadi. Pertanyaannya adalah, apakah saat “deadline” itu menjemput, kita sudah siap dengan semua persyaratan “kelulusan” kita? Semoga belum terlambat.

Semoga kita menjadi bagian dari orang-orang yang diluluskan. Aamiin.

Wallahu a`lam.

Dede Heri Yuli Yanto,

Matsuyama Shi,

9 Juni 2014.

 

 

 

 

 

 

 

 

Iklan